Postępowanie zaliczeniowe semestrów i lat
Aby uzyskać zaliczenie semestru i co za tym idzie roku studiów doktoranckich, co jest formalnym warunkiem tego aby rozpatrywany był wniosek doktoranta o przyznanie stypendium doktoranckiego na następny rok lub aby być przyjętym na następny rok lub ukończyć studia doktoranckie należy:
- Wypełnić formularz kartazaliczen.doc i uzyskać wszystkie zaliczenia/oceny i podpisy prowadzących zajęcia. Wypełnienie powinno być zgodne z instrukcjami zawartymi na drugiej stronie formularza. W szczególności należy zwrócic uwagę prowadzącym zajęcia na punkt 4 instrukcji dotyczący kryteriów oceny i sposobu interpretacji skali ocen uczelni w skali ocen studiów doktoranckich IM PAN.
- Zeskanować w plik typu pdf wypełniony i podpisany formularz i przesłać ten plik na adres email do końca piątego dnia od zakończenia pierwszej sesji egzaminacyjnej lub tylko w przypadku egzaminu poprawkowego do końca piątego dnia od zakończenia sesji poprawkowej w danym semestrze w uczelni lub jednostce naukowej, w której realizowane są zajęcia. Fakt, że doktorant zaliczył przedmiot w sesji poprawkowej (na podstawie tego że nie dostarczył zaliczeń w terminie odpowiadającym zwykłej sesji) będzie wpisywany w karte przebiegu studiów. Jeśli przesłany formularz będzie odpowiadał wcześniej zatwierdzonemu formularzowi plan.doc, to semestr zostanie wstępnie zaliczony, jeśli nie będzie odpowiadał, to semestr nie zostanie zaliczony. W każdym przypadku doktorant zostanie poinformowany o wstępnym zaliczeniu lub jego braku.
- Dostarczyć (pocztą lub osobiście) do sekretariatu studiów doktoranckich oryginał formularza kartazaliczen.doc z podpisami do końca dwudziestego pierwszego dnia od zakończenia sesji egzaminacyjnej, w której uzyskane zostało zaliczenie. Doktorant zostanie poinformowany o zaliczeniu lub jego braku.
- Można ominąć wstępne zaliczenie, jeśli doktorant dostarczy oryginał formularza kartazaliczen.doc do sekretariatu studiów doktoranckich IM PAN nie później niż do końca piątego dnia od zakończenia sesji egzaminacyjnej w której otrzymał zaliczenie. Daty zakończeń sesji są zgodne z sa datami w uczelni, w której realizowane są zajęcia lub w przypadku zajęć w IM PAN, sa zgodne z datami Uniwersytetu Warszawskiego.
Uwagi
Na podstawie kart przedmiotów z katalogów przedmiotów uczelni oraz wypełnionych formularzy kartaprzedmiotu.doc kierownik studiów doktoranckich uzna przedmioty realizowane przez doktorantów na uczelniach za równoważne odpowiednim przedmiotom w programie studiów doktoranckich IM PAN. Po zaliczeniu doktorant otrzyma odpowiednią ilość punktów ECTS. Może to służyć do późniejszego uzyskania zaświadczeń o przebiegu studiów lub przenoszenia punktów do innych programów innych instytucji.
Komisja do spraw studiów doktoranckich, która pełni funkcje kilku ustawowych komisji stoi przed wieloma organizacyjnymi wyzwaniami spotęgowanymi geograficznym rozproszeniem naszych doktorantów związanych ze środowiskowym charakterem naszych studiów. W kilku momentach semestru szybki dostęp do informacji, kto zaliczył a kto nie dany semestr, będzie konieczny ze względu na decyzje dotyczące takich kwestii jak przedłużanie lub zwiększanie stypendiów doktoranckich czy przekazywanie środków z funduszu pomocy materialnej dla doktorantów (stypendia socjalne, zapomogi, stypendia dla niepełnosprawnych, stypendia dla najlepszych doktorantów). Dlatego komisja ta wymaga szybkiego przekazania informacji na temat zaliczeń, choćby w formie prowizorycznej. To cel zaliczenia wstępnego. Innym ważnym źródłem informacji o doktorancie będzie jego strona internetowa (patrz punkt 6.2 regulaminu studiów).
Ponieważ uczelnie i jednostki naukowe wymagają od prowadzących zajęcia wprowadzenia zaliczeń i ocen do systemów elektronicznych zaraz po zakończeniu sesji egzaminacyjnej, doktoranci powinni otrzymać zaliczenia i oceny do końca tych sesji, a zatem móc zeskanować formularze w ciągu następnych pięciu dni.
Zaliczanie semestrów jest procedurą wewnętrzną IM PAN ułatwiającą funkcjonowanie ze względu na organizację roku akademickiego w oparciu o semestry. Natomiast zaliczanie lat studiów jest regulowane przez odpowiednie ustawy i rozporządzenia, które czynią ten proces bardziej formalnym. Niezaliczenie roku studiów, poza nie otrzymaniem stypendium może prowadzić do skreślenia z listy doktorantów.
