Organizowanie konferencji i ubieganie się o finansowanie z Centrum Banacha
Centrum Banacha oferuje możliwość organizacji wydarzeń naukowych, takich jak szkoły, konferencje, warsztaty naukowe oraz spotkań grup badawczych w swoich ośrodkach w Będlewie, Warszawie lub – w wyjątkowych przypadkach – w innych oddziałach IMPAN (Kraków, Wrocław, Sopot). Organizatorzy mogą także ubiegać się o wsparcie finansowe na pokrycie części kosztów wydarzenia.
Zachęcamy do rozpowszechniania naszego plakatu wśród matematyków!
Aplikacja dla większych wydarzeń (15+ uczestników):
Uprawnione wydarzenia: konferencje, semestry, fora.
Zgłoszenie: Wypełniony formularz aplikacyjny Centrum Banacha (PDF) należy przesłać do Biura Centrum Banacha, a kopię do Zastępcy Dyrektora.
Terminy:
- Konkurs roczny:
- Termin zgłoszeń: 5 maja 2025 r. (dla wydarzeń w latach 2025–2026).
- Ocena: Wnioski są oceniane przez Radę Naukową na podstawie wartości naukowej oraz wpływu na polską matematykę. Organizatorzy prezentują swoje propozycje podczas spotkania oceniającego. Zatwierdzone wydarzenia mogą otrzymać dofinansowanie w wysokości 20–50% kosztów lokalnych.
- Aplikacje pozakonkursowe:
- Terminy: Przyjmowane przez cały rok, oceniane przez Zastępcę Dyrektora. Możliwe minimalne wsparcie finansowe.
- Koszty w Będlewie: 400–450 EUR/osoba/tydzień (obejmuje zakwaterowanie, pełne wyżywienie, uroczystą kolację, transport do/z Poznania oraz wycieczkę).
Uwaga: Zalecane jest włączenie rezydenta Polski do komitetu organizacyjnego, choć nie jest to obowiązkowe.
Aplikacja dla mniejszych wydarzeń (<15 uczestników):
Dla warsztatów, spotkań grup badawczych oraz forów:
- Zgłoszenie: Procedura aplikacyjna taka sama jak dla większych wydarzeń.
Należy użyć formularza aplikacyjnego Centrum Banacha (PDF).
Informacje wymagane w aplikacji
- Szczegóły wydarzenia: tytuł, czas trwania, planowane daty oraz struktura (np. wykłady plenarne, sesje plakatowe).
- Komitet organizacyjny: imiona i nazwiska, adresy e-mail oraz – jeśli możliwe – numery telefonów.
- Tematyka naukowa: krótki opis (do jednej strony).
- Uczestnicy: przewidywana liczba, wstępna lista (w miarę możliwości z podziałem na kraje) oraz zaproszeni prelegenci (z podaniem potwierdzeń udziału).
- Budżet: szacunkowy całkowity koszt, kwota wnioskowanego dofinansowania z Centrum Banacha oraz informacje o innych źródłach finansowania.
Dodatkowe informacje:
- W przypadku cyklicznych wydarzeń należy dołączyć raport z poprzednich edycji, przygotowany przez Komitet Naukowy.
- Wskazać, czy planowana jest publikacja materiałów pokonferencyjnych w serii Banach Center Publications (BCP).
Centrum Banacha zapewnia pełne wsparcie dla organizacji konferencji online i hybrydowych, zarówno w Będlewie, jak i w Warszawie, w tym:
- Pomoc w korzystaniu z licencji na duże spotkania w ZOOM, w tym dystrybucja linków, prowadzenie lub nagrywanie wykładów w chmurze ZOOM Centrum Banacha.
- Zamieszczanie nagranych wykładów na dedykowanej playliście na kanale YouTube Centrum Banacha.
- Udostępnienie profesjonalnych tabletów graficznych dla prelegentów na miejscu, umożliwiających transmisję sesji lokalnych do uczestników zdalnych, a także sprzętu do transmisji wykładów zewnętrznych.
- Pomoc w tworzeniu i zarządzaniu stroną internetową wydarzenia.
- Projektowanie plakatu wydarzenia z kodem QR prowadzącym do strony konferencji.
Organizatorzy muszą wyznaczyć osobę kontaktową, która będzie koordynować wszystkie aspekty online we współpracy z Biurem Centrum Banacha.
Po zatwierdzeniu wydarzenia organizatorzy są zobowiązani do:
- Utworzenia i prowadzenia strony internetowej wydarzenia za pomocą Google Sites w ramach platformy Centrum Banacha. Pracownicy Centrum Banacha pomogą w jej wstępnej konfiguracji.
- Rezerwacji terminów konferencji z dużym wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność miejsca, szczególnie w przypadku Ośrodka Konferencyjnego w Będlewie.
- Planowania przyjazdów na niedzielne popołudnie i wyjazdów w piątek lub sobotę dla konferencji pięciodniowych.
Ważne informacje dla organizatorów
- Materiały promocyjne: W każdej reklamie i na każdym plakacie należy zamieścić informację: „Wydarzenie organizowane przez Międzynarodowe Centrum Matematyczne im. Stefana Banacha”.
- Zewnętrzne środki finansowe: Muszą zostać zdeponowane na koncie Instytutu.
- Przed wydarzeniem: Najpóźniej dwa tygodnie przed wydarzeniem organizatorzy muszą przesłać do Biura Centrum Banacha (dla wydarzeń w Warszawie) lub do Biura w Będlewie informacje o liczbie uczestników, przewidywanych kosztach oraz szczegółach finansowania.
- Po wydarzeniu: W ciągu dwóch tygodni należy złożyć raport finansowy i naukowy w języku angielskim.
Wymagania dotyczące raportu naukowego
- Tytuł, daty oraz organizatorzy wydarzenia.
- Liczba uczestników (z podziałem na kraje i płeć).
- Liczba wygłoszonych referatów, w tym tytuły prezentacji zagranicznych prelegentów.
- Podsumowanie osiągnięć naukowych wydarzenia.
- Załączniki: lista uczestników i program wydarzenia.